• Cinco beneficios de la gestión documental en las Cooperativas de Ahorro y Crédito

    El manejo de documentación es quizás es uno de los mayores problemas para todo tipo de micro empresa, organización, institución e incluso una cooperativa de ahorro y crédito. Se convierte en un verdadero dolor de cabeza si no se aplican criterios para optimizar esta gestión. Pero, ¿de qué se trata la gestión documental? Tiene que ver con un conjunto de normas técnicas y prácticas que facilitan la administración de todo tipo de documentos, recibidos o creados, para la optimización de la información que contienen.  

    Una entidad financiera de la economía popular y solidaria como lo es una Cooperativa de Ahorro y Crédito puede verse afectada por una gestión no adecuada de la información de sus socios, pues, muchas carecen de procesos como la creación de manuales, clasificación, digitalización, indexación, software, custodia, destrucción segura y organización de documentos valiosos para la institución. Se trata de un reto significativo, pues normalmente se ha manejado la documentación, pero no se ha valorado la información que en ella se encuentra para la correcta toma de decisiones. 

    Organizar y administrar correctamente la información y los documentos en un archivo físico o digital es indispensable para un buen funcionamiento de la Cooperativa, lo que permite la optimización de recursos y contar un inventario para reducir tiempos de respuesta. Todo esto significa:  mejorar el entorno de la entidad financiera. 

    Presta mucha atención a estos cinco beneficios:

    1)       Gestión y control efectivo: De una forma sencilla, la entidad tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos.

    2)      Optimización de los recursos: La información se comparte y se aprovecha de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

    3)      Seguridad y fiabilidad Información: Los documentos de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

    4)      Productividad y valor agregado: Una gestión documental, además de ahorro de costos, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

    5)  Responsabilidad con el medio ambiente: Con la Administración de la Gestión Documental se aporta a la educación y conciencia ambiental, al promover valores de ética, respeto, transparencia y responsabilidad con el ambiente, reciclando, reduciendo y reutilizando materiales, disminuyendo el impacto generado por el uso continuo de papel.     

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